Comunicações Unificadas UCC

O que significa Unified Communications and Collaboration (UCC)?

A Comunicação Unificada é um conceito que combina vários canais de comunicação empresarial em uma única plataforma. Quando ela conta com recursos de colaboração, também é chamada de UCC, que significa Unified Communications and Collaboration (Comunicações Unificadas e Colaboração).  É um termo que se refere a soluções tecnológicas que permitem a integração de vários serviços de comunicação web, como e-mail, mensagens instantâneas, videoconferência, etc, através de uma única interface, em tempo real.  O objetivo é fornecer uma experiência de comunicação e colaboração mais eficiente e fácil de usar para os usuários, onde eles possam acessar todas as funcionalidades com apenas um clique.  

Para que servem as soluções UCC?

As maneiras como trocamos informações se expandem cada dia mais. Se antes o telefone e o e-mail eram os principais meios de contato, hoje temos a possibilidade de mandar SMS, nos comunicar pelas redes sociais, aplicativos de mensagens instantâneas, entre outros canais.  As soluções de Comunicações Unificadas e Colaboração (UCC) servem para unificar várias formas de comunicação em uma única plataforma, facilitando a comunicação e colaboração entre equipes e com clientes. Algumas das principais finalidades das soluções UCC incluem:

•   Otimização da comunicação – ela permite a integração de diferentes canais de comunicação, como voz, vídeo, mensagens de texto e compartilhamento de tela.
•   Aumento da produtividade – a colaboração aprimorada entre equipes pode levar a soluções de problemas mais rápidos e eficientes.
•   Melhora a experiência do cliente – ao oferecer aos clientes uma forma mais fácil e eficiente de se comunicar com a empresa, ela pode aumentar seus índices de satisfação.
•   Trabalho remoto – facilita a comunicação e colaboração entre equipes remotas ou dispersas geograficamente, com a equipe podendo trabalhar, de forma colaborativa, em qualquer lugar do mundo.
•   Integração com outras ferramentas – também proporciona a integração com ferramentas de gerenciamento de projetos, CRM, sistemas de gestão de tempo, entre outros.
•   Agilidade para o setor de TI – ao gerenciar o sistema de comunicação em uma interface, a equipe de TO consegue usar seus esforços em atividades estratégicas para a empresa.

 Esses são apenas alguns dos benefícios que podem ser obtidos com essas soluções, afinal, cada empresa pode obter ainda mais vantagens de acordo com a aplicabilidade delas.

O que são soluções de comunicações unificadas?

São consideradas como soluções de comunicações unificadas tecnologias como e-mail, correio de voz, calendários, ferramentas de agendamento, videoconferência, mensagens instantâneas, compartilhamento de área de trabalho e VoIP.  Essas ferramentas podem contar com funcionalidades como o rastreamento de presença, que permite verificar se o contato está ocupado ou livre, ou mesmo a capacidade de verificar as mensagens em um único lugar central.  Com isso, torna-se cada vez mais fácil realizar ações como reuniões virtuais, feedbacks, brainstormings e o contato entre colaboradores e clientes. Algumas das empresas mais populares que disponibilizam produtos UCC incluem Cisco, Microsoft e Google.  

Comunicações Unificadas e Colaboração no presente e no futuro das empresas

A necessidade de uma comunicação mais colaborativa e ágil que possa ser escalável e flexível não é recente. Porém, após a pandemia e todo o processo de transformação digital pelo qual as empresas vêm passando nos últimos anos, fica cada vez mais claro que essas ferramentas são essenciais para os novos modelos de trabalho e comunicação das empresas e também de seus clientes. Ao usar as soluções UCC, os colaboradores podem trabalhar remotamente e em horários flexíveis, gerando maior motivação, foco e melhorando o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Agora, eles podem estar presentes de forma digital por meio de ferramentas de videoconferência, que também auxiliam os integrantes a manterem o foco e evitam a dispersão da atenção.  Além disso, a estrutura colaborativa possibilita maior interação entre as equipes internas e aumenta a produtividade, além de possibilitar que gestores acompanhem diversos times sem a necessidade de se deslocar a vários escritórios físicos diferentes.  A maioria das soluções de UCC está migrando para a nuvem, oferecendo mais flexibilidade, escalabilidade e segurança. Também estão sendo implementadas tecnologias como a inteligência artificial, para melhorar a eficiência e automatizar tarefas repetitivas.  É preciso ressaltar que as novas plataformas colaborativas de comunicação unificadas em nuvem proporcionam que os dados sejam criptografados de ponta a ponta, de forma que somente pessoas que estão participando tenham acesso ao que é compartilhado, incluindo documentos, vídeos, imagens de texto, entre outros conteúdos.  Com o aumento do trabalho remoto, as soluções de UCC serão cada vez mais importantes para manter a colaboração e comunicação entre equipes dispersas geograficamente,e as empresas que fornecem essas soluções estão se esforçando para aprimorar a experiência do usuário com soluções de UCC mais intuitivas e fáceis de usar.

Qual a relação entre UCC e a Experiência do Cliente?

A UCC combina várias formas de comunicação, como voz, vídeo, mensagens de texto e compartilhamento de tela em uma única plataforma integrada, tornando mais fácil e eficiente para as empresas se comunicarem com seus clientes.  Isso pode melhorar a experiência dos clientes, já que eles podem entrar em contato com a empresa de várias maneiras e obter respostas mais rápidas. Além disso, a colaboração aprimorada entre os departamentos da empresa pode resultar em soluções de problemas obtidas de formas mais rápidas e eficientes para os clientes.

Ferramentas de colaboração para empresas de pequeno porte

Existem diversas soluções no mercado que podem ser usadas para empresas de todos os portes. Podemos citar ferramentas de colaboração como: 

•   Slack – plataforma de mensagens instantâneas e colaboração para equipes.
•   Microsoft Teams – plataforma de comunicação e colaboração unificada da Microsoft.
•   Zoom – plataforma de videoconferência e reuniões online.
•   Google Workspace (anteriormente G Suite) – Uma suite de aplicativos de produtividade da Google, incluindo Gmail, Drive, Calendar e Meet.
•   Asana – ferramenta de gerenciamento de projetos e equipes.
•   Webex – ferramenta completa de colaboração e chamadas na nuvem fornecida pela IBM com planos para empresas de pequeno a médio porte (Webex Work), empresas de grande porte (Collaboration Flex Plan), entre outros.

 É importante avaliar quais são as necessidades da empresa, além de aspectos importantes, como a integração às soluções já usadas que possam estar relacionadas aos dados que serão usados em tais plataformas. Observando com cuidado e realizando boas escolhas, a empresa só tem a ganhar com a implementação de ferramentas desse tipo.