RPA
O que é RPA (Robotic Process Automation)?
RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia de automação robótica de processos que permite que tarefas manuais e repetitivas sejam realizadas por softwares ou bots de forma autônoma. O objetivo é otimizar a produtividade e automatizar tarefas que antes eram realizadas manualmente. É possível aumentar a produtividade de organizações usando o RPA em diversos cenários, desde inserir informações em um formulário, até solução de problemas e atendimento a clientes. Basicamente, ele pode melhorar a eficiência, reduzir erros e custos, além de aumentar a satisfação dos clientes e colaboradores. Apesar das semelhanças, o RPA e a inteligência artificial (IA) são temas diferentes. Enquanto o RPA conta com automações objetivas que não necessitam da interpretação de conceitos, a IA é mais “inteligente” e autônoma. Porém, existem soluções que integram o RPA e a IA, gerando o Intelligent Automation.
Por que usar ferramentas de RPA?
Existem várias razões pelas quais as empresas usam ferramentas de RPA para automatizar atividades manuais e melhorar seus processos de negócios. A principal delas é a possibilidade de reduzir significativamente os custos operacionais, pois os robôs de software (bots RPA) podem realizar tarefas por um custo menor do que os seres humanos, além de otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, os colaboradores podem se concentrar em executar tarefas mais estratégicas e que exijam o poder do cérebro humano. Com o software RPA realizando a automação de processos e executando as tarefas que antes eram demoradas e manuais, como entradas de dados, existe o aumento da eficiência e da precisão dos processos aumentando a qualidade geral dos processos de negócios. Por fim, essas automações também ajudam a reduzir erros. Por vezes, para gerar relatórios, um único dado pode prejudicar os resultados e levar a projeções incorretas. Já com o RPA, como o processo é automatizado, os erros humanos são eliminados deste processo. Essas são apenas algumas das razões pelas quais as empresas estão usando ferramentas de RPA para automatizar seus processos de negócios.
Qual a relação entre RPA e inteligência artificial (IA)?
RPA (Robotic Process Automation) e Inteligência Artificial (IA) são tecnologias similares, mas diferem em seus objetivos e usos – embora já possam ser integradas para trabalhar em conjunto. RPA é uma tecnologia de automação mais simples e menos complexa que permite automatizar tarefas repetitivas e rotineiras que normalmente são realizadas por seres humanos, usando robôs de software. Esses robôs são programados para imitar as ações humanas, como preencher formulários, navegar na web e digitar dados. Ela automatiza processos de negócios baseados em regras, sem a necessidade de intervenção humana. Porém, se algum fator mudar, como a mudança do campo de um formulário, ela não conseguirá descobrir isso sozinha. Já a IA é uma tecnologia mais avançada e complexa que visa replicar a inteligência humana em máquinas. Isso inclui tarefas como aprendizado de máquina, reconhecimento de voz e de imagem, processamento de linguagem natural e tomada de decisão. A IA pode ser usada para criar robôs mais avançados, que podem realizar tarefas mais complexas, como análise de dados e tomada de decisão. Embora RPA e IA sejam diferentes, elas podem ser usadas juntas para aumentar a produtividade e a eficiência dos processos de negócios. A RPA pode ser usada para automatizar tarefas repetitivas, enquanto a IA pode ser usada para fornecer inteligência aos robôs de RPA, para que eles possam realizar tarefas mais complexas e inteligentes, aumentando as possibilidades de automação. Essa integração tem sido chamada de Intelligent Automation (automação inteligente, em português). Os bots de software passam a funcionar como assistentes de negócios cognitivos realizando a automação de tarefas de forma inteligente. A IA pode, por exemplo, receber dados de diversos canais e transformá-los em formato estruturado para que a RPA automatize as tarefas.
Quais as 3 principais vantagens que o uso de RPA pode proporcionar a um negócio?
Com certeza existem mais de três vantagens em aplicar o RPA em um negócio. Porém, separamos as 3 principais:
- Produtividade e redução de custos – o uso de RPA permite que os robôs de software executem tarefas repetitivas e rotineiras, liberando os funcionários para se concentrar em tarefas mais importantes e de maior valor agregado. Isso pode aumentar significativamente a produtividade de uma empresa, além de reduzir custos pela menor necessidade de mão-de-obra humana.
- Redução de falhas e retrabalhos – algumas falhas e retrabalhos estão associadas a erros humanos e de análise e podem ser evitadas com a automação. A cobrança de uma fatura esquecida, um pagamento duplicado, ou mesmo uma cobrança errada, são alguns exemplos.
- Flexibilidade e escalabilidade – a implementação de RPA permite que as tarefas sejam executadas de maneira mais rápida e precisa, e pode ser aplicada a uma variedade de processos de negócios. Isso significa que a RPA é escalável e flexível, permitindo que as empresas implementem novos processos e ajustem facilmente os processos existentes à medida que as necessidades do negócio mudam.
Por onde começar a usar o RPA?
Considerando que a automatização de processos tem como objetivo reduzir a quantidade de tarefas humanas, o primeiro passo deve ser identificar os processos de negócios que são repetitivos e rotineiros e que podem ser automatizados. Alguns exemplos podem incluir tarefas de entrada de dados, verificação de dados, processamento de faturas e geração de relatórios. Outra maneira é buscar os processos que contam com grande volume de erros. Eles podem causar impactos financeiros e operacionais e costumam acontecer principalmente em períodos em que a equipe está sobrecarregada. O RPA consegue entrar nesses processos e executá-los com menos riscos, pois não se cansa, não erra e só desliga quando você decide. O RPA também pode ajudar na captura de informações em sites ou sistemas externos. Ele pode buscar esses dados e facilitar processos como a extração do número de CEP do site dos correios para cadastro de endereço, por exemplo. Outras possibilidades de aplicação do RPA são:
- Fazer follow-up diário de diferentes fornecedores para garantir que os materiais foram recebidos;
- Coletar dados de diferentes fontes para criar relatórios;
- Efetuar a reconciliação dos pagamentos realizados todos os dias;
- Cadastrar informações de novos fornecedores;
- E muitas outras tarefas!
Depois de identificar esses processos, é importante avaliar a viabilidade de automatizá-los com RPA, levando em consideração fatores como a complexidade do processo, a necessidade de interação humana e a disponibilidade de dados e sistemas. É aconselhável começar com um pequeno projeto piloto para testar a eficácia da RPA e avaliar seus resultados antes de implementar em larga escala. Isso também permitirá que você adapte e otimize o processo antes de expandir para outros processos e áreas. Uma vez que seu primeiro projeto piloto tenha sido concluído com sucesso, você pode continuar identificando e automatizando outros processos. Isso permitirá que sua empresa aumente sua produtividade, reduza custos e melhore a eficiência.
