A substituição do papel por soluções digitais não é mais uma aposta de vanguarda — é uma realidade estratégica para empresas que desejam se manter competitivas. A cultura paperless, que prega a eliminação do uso de papel nos processos corporativos, tornou-se um dos pilares da transformação digital. De acordo com a Accenture, 88% das empresas aumentaram seus investimentos em digitalização documental após 2020, um movimento que sinaliza uma mudança estrutural na forma como a informação é gerida.
Além da economia de recursos e do impacto positivo no meio ambiente, empresas que implementam práticas paperless relatam ganhos expressivos em eficiência operacional e segurança da informação, conforme estudos recentes da Deloitte. Não se trata apenas de uma tendência tecnológica, mas de uma reestruturação profunda dos modelos de negócio.
O que é paperless: além da digitalização
O conceito de paperless vai além da simples conversão de documentos físicos em digitais. Ele envolve a construção de uma cultura organizacional orientada à fluidez de processos, colaboração remota e automação segura. Isso exige não apenas tecnologia, mas uma mudança de mentalidade.
Implementar uma estratégia paperless demanda a reformulação de fluxos de trabalho, o treinamento de colaboradores e a adoção de ferramentas como armazenamento em nuvem, assinatura eletrônica e certificação digital. O retorno, no entanto, é tangível: menos burocracia, menos risco de extravio de documentos e mais agilidade em processos críticos.
Segundo análise da McKinsey, empresas com maturidade digital têm cinco vezes mais chances de atingir seus objetivos estratégicos — e a gestão documental digital é um dos primeiros passos nesse caminho.
Certificação digital: pilar da transformação paperless
Para que documentos digitais tenham validade legal e possam substituir o papel definitivamente, a certificação digital surge como ferramenta indispensável. Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o número de certificados digitais emitidos no Brasil cresceu 140% entre 2019 e 2021.
Esses certificados funcionam como uma identidade digital, garantindo a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos. Atualmente, há mais de 5 milhões de certificados ativos no país, utilizados em operações que vão de declarações fiscais a contratos empresariais.
Assinatura digital: velocidade, segurança e validade jurídica
A assinatura digital é outro alicerce do modelo paperless. Amparada pela Lei 14.063/2020, essa tecnologia assegura validade jurídica às interações eletrônicas com órgãos públicos e privados. A pandemia acelerou a sua adoção: o uso cresceu 200% no período crítico e manteve alta taxa de retenção mesmo após o retorno gradual ao presencial, segundo o ITI.
Hoje, contratos que antes levavam dias para serem firmados podem ser assinados em minutos, com rastreabilidade total e segurança criptográfica. A consequência? Uma experiência de usuário aprimorada e operações mais ágeis e confiáveis.
Níveis de assinatura digital: aplicações conforme o risco
No Brasil, as assinaturas digitais seguem os padrões da ICP-Brasil e são classificadas em três níveis: simples, avançada e qualificada. Cada uma atende a contextos com diferentes exigências de segurança.
- Simples: adequada para interações de baixo risco, como e-mails e aprovações internas.
- Avançada: usada em processos jurídicos e administrativos que exigem autenticação robusta.
- Qualificada: possui a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita e é obrigatória em contratos de alto valor e declarações fiscais.
Levantamento da ABES revela que o setor financeiro lidera a adoção de assinaturas qualificadas (45%), seguido pelo setor jurídico (30%) e imobiliário (15%).
Inovação contínua: IA, blockchain e cloud no paperless
A tendência é que o conceito de paperless continue evoluindo com o avanço de tecnologias emergentes. Segundo a IDC, até 2025, 60% das empresas devem utilizar inteligência artificial para automatizar seus fluxos documentais. O blockchain também desponta como solução para garantir autenticidade e rastreabilidade, enquanto a computação em nuvem se consolida como base para arquivamento seguro e acessível.
Essas inovações não apenas eliminam fraudes como também aumentam a confiança em transações digitais, uma exigência crescente entre executivos e órgãos reguladores.
Paperless é mais do que tendência — é imperativo estratégico
O paperless já não é uma opção futurista, mas uma urgência para organizações que querem prosperar em um cenário cada vez mais digital, regulado e competitivo. O relatório da PwC reforça que empresas que eliminam o papel de seus processos estão mais bem preparadas para enfrentar desafios como cibersegurança, sustentabilidade e compliance.
A adoção do paperless exige estratégia, investimento e mudança cultural — mas os ganhos superam, em muito, os desafios iniciais. O futuro da gestão documental é digital, seguro, eficiente — e já começou.
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