- O que é gestão de conformidade
- ISO: a certificação que garante a credibilidade da sua empresa
- Riscos do não gerenciamento de conformidade
- 4 erros comuns na hora de gerenciar a conformidade
- Práticas recomendadas para implementar a gestão da conformidade
- Automação da gestão de conformidade com o uso da Inteligência Artificial
- O uso da gestão de conformidade como estratégia de segurança
O que é gestão de conformidade
A gestão de conformidade, ou “compliance“, refere-se ao alinhamento das práticas empresariais às normas vigentes, através do constante monitoramento e aprimoramento dos procedimentos internos. Seguir rigorosamente estas diretrizes minimiza o risco de penalidades, como multas e interdições, resultando em uma economia significativa em custos judiciais.
Entretanto, adotar uma abordagem estratégica em relação à gestão da conformidade pode trazer benefícios adicionais. Além de se alinhar com a legislação, empresas que incorporam objetivos como melhoria contínua, otimização de custos e fortalecimento da imagem da marca, tendem a se destacar no mercado.
Esta abordagem mais abrangente inclui a busca por certificações de qualidade, como as normas ISO ou a IRMA, que focam na promoção de práticas empresariais social e ambientalmente responsáveis.
ISO: a certificação que garante a credibilidade da sua empresa
Conquistar uma Certificação ISO pode ser um marco transformador para o seu negócio, elevando sua imagem e confiabilidade de múltiplas formas. Primeiro, essa certificação sinaliza para stakeholders, como clientes e parceiros, que a empresa está alinhada com as regulamentações e padrões legais, garantindo assim a integridade de suas operações. Além disso, a Certificação ISO orienta a implementação de sistemas de gestão eficientes, otimizando processos e ampliando a produtividade.
Aliás, ser certificado pela ISO é uma demonstração clara do comprometimento empresarial com a excelência, consolidando sua presença como uma entidade confiável e de renome no mercado. A valorização de aspectos como sustentabilidade, saúde e segurança nas operações ganha destaque, e com a certificação, as empresas garantem uma posição privilegiada na percepção de clientes e investidores, solidificando relações comerciais e estabelecendo laços de confiança duradouros.
Riscos do não gerenciamento de conformidade
A conformidade é essencial na condução dos negócios, garantindo não só a integridade da reputação corporativa, mas também evitando complicações legais e otimizando a eficiência operacional. Por outro lado, a desatenção a esse aspecto pode trazer desafios significativos para uma organização.
Empresas que negligenciam regulamentos podem se deparar com consequências jurídicas, desde multas substanciais até a revogação de licenças essenciais, sem mencionar possíveis litígios onerosos. Aliás, falhas no cumprimento de normas podem desencadear despesas não planejadas, como aquisições não autorizadas, que impactam o equilíbrio financeiro e a eficiência operacional.
Além disso, a imagem e a confiança que uma empresa projeta no mercado podem ser rapidamente comprometidas por práticas não conformes. A percepção do público sobre uma marca pode ser prejudicada, levando a uma diminuição da fidelidade do cliente e, consequentemente, a reduções nas receitas.
4 erros comuns na hora de gerenciar a conformidade
1. Operar sem padrões definidos
Para garantir a integridade e eficiência dos processos empresariais, é essencial adotar padrões e procedimentos claros. Ao instituir tais padrões, a empresa minimiza falhas, alinha sua equipe às melhores práticas e facilita a avaliação de aderência às diretrizes.
2. Negligenciar a cultura organizacional
Assim como em iniciativas de inovação ou implementação de diretrizes, é fundamental preparar o time para seguir os padrões estabelecidos. A formação contínua da equipe sobre o que é ou não permitido é vital, e a liderança deve estar bem informada para identificar e corrigir desvios rapidamente.
3. Desconsiderar a importância da gestão de dados
Utilizar dados de forma estratégica otimiza a tomada de decisões e facilita a identificação precoce de desvios. Portanto, ter uma visão clara dos dados proporciona insights valiosos sobre a realidade interna da empresa.
4. Subestimar o poder da tecnologia
Algumas empresas acreditam que a avaliação manual de conformidade é totalmente confiável. No entanto, como o erro humano é inevitável, depender apenas de métodos manuais pode ser arriscado. A utilização de soluções tecnológicas para coletar, mapear e analisar informações eleva a precisão e a eficácia da avaliação de conformidade.
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Práticas recomendadas para implementar a gestão da conformidade
Identifique as obrigações legais
Primeiro, é importante reconhecer e entender todas as normas e regulamentos relevantes que se aplicam ao seu negócio.
Estabeleça os comitês e consultas
Para uma análise detalhada, é aconselhável criar um comitê interno ou, ocasionalmente, consultar o departamento jurídico. Além disso, o apoio de uma auditoria externa especializada pode trazer insights valiosos.
Mapeie a sua atividade empresarial
Dependendo do setor, certas regulamentações terão um maior impacto. Por exemplo, para setores como mineração, é essencial conhecer profundamente regulamentações relacionadas ao licenciamento ambiental, outorgas e outras normas específicas. Já para atividades que expõem o trabalhador a riscos, é essencial estar alinhado com normas de saúde e segurança do trabalho, como a NR-22.
Verifique a conformidade atual
Avalie o estado atual de conformidade de todas as atividades e produtos da empresa e identifique as áreas que estão alinhadas e aquelas que necessitam de atenção.
Faça correções e melhorias
Baseando-se nas áreas identificadas que não estão em conformidade, implemente medidas corretivas. Por exemplo, no caso de um caminhão que transporta materiais perigosos e que não renovou sua licença, as etapas envolveriam a regularização da licença, a identificação das causas do atraso e a implementação de estratégias para evitar repetições futuras.
Monitore
Uma vez que as medidas corretivas estejam em andamento, é essencial monitorar regularmente o progresso e garantir que as soluções implementadas sejam eficazes a longo prazo.
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Automação da gestão de conformidade com o uso da Inteligência Artificial
A inovação tecnológica está redefinindo a forma como as organizações gerenciam a conformidade, com a inteligência artificial (IA) liderando essa transformação. O “process mining”, que é a vertente da IA voltada para processos, possui capacidade para aprimorar e automatizar diversas facetas da gestão de compliance, elevando sua eficácia e eficiência.
Com a crescente quantidade de dados e a complexidade dos processos nas empresas, as metodologias convencionais de análise de conformidade, que normalmente se baseiam na inspeção manual de documentos e métodos, ou mesmo em softwares tradicionais de gestão, tornam-se menos adequadas para organizações com grandes volumes de informações.
Algumas tarefas que a Inteligência Artificial pode ajudar na hora de gerenciar a conformidade:
Otimização de conformidade através da automação
A tecnologia Process Mining pode simplificar e automatizar inúmeras atividades recorrentes ligadas à conformidade, como extração e interpretação de dados. Isso não somente otimiza o uso do tempo, mas também minimiza falhas decorrentes de intervenções manuais.
Análise avançada de grande volume de dados
O Process Mining tem a capacidade de processar enormes quantidades de informação em velocidades que superam a capacidade humana. Este recurso possibilita que empresas percebam tendências, padrões e desvios que poderiam sinalizar questões de conformidade.
Panorama aprofundado dos processos
A tecnologia Process Mining oferece um entendimento profundo e abrangente dos processos em execução. Isso contempla todas as variações e casos particulares, sendo essencial para descobrir pontos de não conformidade que poderiam passar despercebidos por métodos tradicionais.
Aperfeiçoamento e evolução contínua
Além de ser um instrumento para assegurar conformidade, o software de process mining é também um facilitador para aprimoramento contínuo de processos. Ele consegue identificar pontos de lentidão e áreas problemáticas que podem ser ajustadas para potencializar a eficiência do processo como um todo.
O uso da gestão de conformidade como estratégia de segurança
No ambiente corporativo atual, a gestão de conformidade não é apenas uma necessidade, mas uma estratégia para assegurar a integridade, confiabilidade e segurança das informações. Empresas de todos os tamanhos e setores enfrentam o desafio contínuo de manter-se atualizadas em relação às constantes evoluções tecnológicas e normativas.
Em meio a esse cenário, a terceirização se apresenta como uma alternativa valiosa, permitindo acesso a expertise e tecnologia de ponta, sem os custos e complexidades de manter uma equipe interna robusta.
Como Thiago Madeira, coordenador na Nita Alimentos, destaca: “Em segurança da informação, é fundamental conhecer sua própria estrutura, estar preparado para o ambiente adverso de cibersegurança e estar pronto para recuperação pós-incidente.” Ao mesmo tempo, a implementação de cláusulas contratuais e auditorias regulares em terceiros garante que os padrões de conformidade sejam mantidos.
Sendo assim, uma gestão de conformidade eficaz combina uma abordagem adaptada ao perfil da empresa com uma vigilância constante sobre as práticas de terceiros, equilibrando eficiência, segurança e conformidade.
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