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sábado, junho 15, 2024
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Gestão de dados: 5 práticas para um gerenciamento de dados de sucesso

O que é gestão de dados?

A gestão de dados é o conjunto de práticas, estratégias e metodologias que uma organização adota para administrar, proteger e otimizar o uso de seus dados e informações. Está intrinsecamente ligada ao universo dos negócios, permitindo que empresas utilizem suas informações de maneira eficiente e eficaz. Ao identificar, armazenar, acessar e proteger esses dados de forma adequada, a organização garante que informações valiosas estejam prontamente disponíveis para tomada de decisão, ao mesmo tempo em que fortalece sua estratégia empresarial. Uma boa gestão de dados e informações não se restringe apenas à tecnologia; trata-se de tornar as informações dinâmicas, facilitando a comunicação interna e proporcionando insights críticos sobre o mercado, funcionários e o público-alvo da empresa.

A evolução e o impacto da gestão de dados 

A importância da gestão de dados não se deve apenas à era digital atual, mas tem suas raízes em um tempo anterior, quando as empresas buscavam eficiência de processos, segurança da informação e vantagem competitiva. A gestão adequada de dados garante que as informações sejam precisas, disponíveis e protegidas ao longo de seu ciclo de vida, permitindo que as organizações extraiam o máximo valor dos dados. O Data Management Body of Knowledge (DMBoK) resume essa função como o planejamento, controle e entrega de ativos de informação. Sem essa gestão apropriada, as empresas correm o risco de operar com base em dados insuficientes ou incorretos e enfrentar ameaças de segurança da informação.

A digitalização de negócios e a integração de tecnologias emergentes têm sido aspectos cruciais para empresas modernas. Mara Maehara enfatiza essa importância ao afirmar: “O assunto de dados tem sido talvez o segundo maior assunto que ocupa nossas pautas. A questão da captura, armazenamento, e uso desses dados […] é extremamente ampla. Temos um enorme desafio em implementar uma governança nisso tudo.” A chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) acentuou a necessidade de uma gestão de dados eficiente e uma conscientização sobre a coleta, armazenamento e utilização dos mesmos.

ilustração digital de dados digitais
Imagem gerada por Inteligência Artificial (IA)

Gestão de dados x gestão da informação

A gestão de dados e a gestão de informação são duas áreas distintas, embora muitas vezes sejam usadas em conjunto. Os dados referem-se a sequências de símbolos que podem ser quantificados, como textos, imagens ou sons. São os elementos brutos que, por si só, não carregam um significado intrínseco. Em um ambiente empresarial, a gestão de dados envolve todo o ciclo de vida desses registros, desde a coleta até o descarte, assegurando sua integridade, armazenamento e acessibilidade. No contexto tecnológico, os computadores lidam muito bem com dados, podendo processá-los e alterar sua representação, mas sem realmente “compreender” seu significado.

Por outro lado, a informação é o resultado da interpretação e contextualização desses dados. É uma construção que dá significado e relevância a esses símbolos quantificáveis, permitindo que decisões sejam tomadas com base neles. Tomando o exemplo de uma empresa SaaS, um número bruto de vendas é simplesmente um dado, mas, quando esse dado é comparado com registros anteriores ou outras variáveis, ele se transforma em informação útil. Assim, enquanto a gestão de dados foca na organização e manutenção dos registros brutos, a gestão de informação concentra-se em extrair, interpretar e utilizar o significado derivado desses registros, orientando ações estratégicas e favorecendo a posição competitiva de uma organização.

Governança de dados

A governança de dados refere-se ao conjunto de práticas e ações voltadas para o gerenciamento eficaz de informações, especialmente aquelas originárias do ambiente digital. Essa gestão, que abrange estratégias como o big data, envolve coletar, analisar e organizar vastas quantidades de informações de diversas fontes. 

Com a implementação adequada da governança de dados, as empresas equipam-se com sistemas que filtram e selecionam dados relevantes de maneira eficiente e automática. Esse processo não apenas economiza tempo valioso das equipes de TI, mas também fortalece a estratégia da organização, direcionando decisões mais assertivas e gerando impactos positivos em toda a empresa.

Big Data

Big data é o estudo e aplicação de técnicas para analisar e extrair significado de vastos conjuntos de dados. Somente coletar dados não é suficiente; é essencial interpretar e utilizar esses dados para tomar decisões mais estratégicas e informadas. A gestão eficaz da informação minimiza erros, identifica oportunidades e desafios com maior rapidez e otimiza a busca por soluções. Além disso, um aspecto fundamental de qualquer sistema de gerenciamento de dados é assegurar a proteção e segurança desses dados valiosos.

etapas da gestão de dados
Passo-a-passo do processo de gerenciamento de dados

Qual a importância da gestão de dados para a sua empresa

Empresas que negligenciam a gestão de dados frequentemente enfrentam desafios de comunicação interna, dificultando a disseminação adequada de informações. Quando os dados não são organizados e compartilhados adequadamente, processos importantes podem ser prejudicados. 

Por exemplo, a falta de atualização coordenada no cadastro de um cliente pode afetar o relacionamento pós-venda, comprometendo a fidelização e impactando receitas futuras. Equipes podem gastar horas buscando informações necessárias ou incorrer em custos de armazenamento de dados irrelevantes. 

Além disso, sem uma gestão de dados eficaz, as empresas perdem a capacidade de transformar esses dados em insights estratégicos sobre tendências de mercado e preferências do público. Um investimento adequado em gestão de dados não só otimiza processos, mas também fortalece a segurança da informação, mantendo a competitividade da empresa.

As empresas buscam aprimorar suas operações e a tomada de decisões através de insights baseados em dados. Maehara destaca que “Decisões precisam ser mais rápidas e mais assertivas, e para isso, precisam se basear em dados reais e íntegros.” Contudo, ela também ressalta os desafios intrínsecos a esta jornada, como o equilíbrio entre abordagens centralizadas e descentralizadas de gestão, e a velocidade com que as diferentes áreas da empresa operam.

Modelos de gestão de dados

A escolha do modelo de gestão de dados depende de vários fatores. Esses modelos podem variar desde estratégias centralizadas até abordagens descentralizadas. Ambos os modelos têm suas próprias vantagens e desvantagens.

Centralizado

Um modelo centralizado pode proporcionar mais controle e consistência em todas as áreas da empresa. 

Descentralizado

Por outro lado, um modelo descentralizado pode proporcionar mais flexibilidade e velocidade à medida que cada área pode tomar suas próprias decisões.

Modelo Híbrido 

No entanto, o desafio é implementar uma estratégia de gestão de dados que equilibre essas duas abordagens. Uma boa gestão de dados deve ser capaz de proporcionar agilidade sem prejudicar a integridade dos dados ou a segurança. O ideal seria alcançar uma combinação dos modelos centralizado e descentralizado, aproveitando os pontos fortes de ambos.

Princípios da gestão de dados

Prioridade

Tratar os dados como um recurso vital da empresa é essencial, pois eles são a base para tomar decisões e aprimorar o desempenho organizacional.

Integridade

Não é suficiente apenas coletar dados; é preciso medir, gerenciar e assegurar sua qualidade. Eles precisam ser organizados, categorizados e ter processos estabelecidos para sua utilização efetiva.

Controle de risco

Dada a sensibilidade de certas informações, é necessário garantir a conformidade com as leis. Políticas e diretrizes internas são necessárias para o manuseio e divulgação apropriados desses dados.

Padronização

A uniformidade dos dados é fundamental. Pergunte-se: quais formatos de arquivo a empresa irá adotar com mais frequência? De onde esses dados virão?

Agilidade 

Os dados essenciais devem ser acessíveis no momento certo, no local adequado e no melhor formato para análise e uso.

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Compartilhamento

Apesar das possíveis restrições de confidencialidade ou regulamentações, é essencial que as informações da empresa sejam disseminadas e compartilhadas quando necessário.

Evolução

Técnicas de gestão da informação podem não funcionar o tempo todo. Assim, adotar novas abordagens alinhadas com práticas inovadoras é incentivado.

Adaptação ao contexto 

O cenário em que os dados são usados influencia a maneira como são armazenados, processados e aplicados.

Benefícios de uma boa gestão de dados

Tomada de Decisão Aprimorada

Acesso a dados relevantes possibilita que as empresas atendam seus clientes de forma mais eficaz, otimizem a produtividade e reduzam custos, fundamentando decisões mais acertadas.

Redução de Custos

Uma gestão de dados eficaz é um instrumento essencial para otimizar os custos internos, resultando em economias significativas.

Confiança Ampliada de Stakeholders

Uma abordagem transparente e eficaz na gestão de dados não apenas protege informações, mas também fortalece a confiança de clientes e parceiros. Em um mundo onde a segurança de dados é primordial, esta é uma vantagem competitiva.

Melhoria Contínua na Qualidade dos Dados

Com uma gestão de dados apropriada, a qualidade das informações armazenadas é aprimorada de maneira contínua, otimizando os sistemas de gestão e potencializando os resultados.

Redução de Erros

Uma administração eficaz de dados diminui consideravelmente a incidência de erros, mitigando consequências decorrentes do uso de informações inadequadas ou desatualizadas.

Maiores desafios do gerenciamento de dados

Acesso a Dados Organizacionais

Muitas empresas lutam para identificar e acessar boas fontes de dados. Para enfrentar isso, elas precisam definir seus objetivos analíticos e, em seguida, desenvolver uma estratégia que guie a coleta, armazenamento e distribuição de dados. Tendo um plano em vigor, recursos adequados devem ser alocados para sua eficaz implementação.

Gerenciamento de Grandes Volumes de Dados

Com a digitalização e o advento de tecnologias como IoT, o volume de dados tem crescido exponencialmente, pressionando os sistemas locais. Muitas empresas estão se voltando para soluções de armazenamento em nuvem, que são escaláveis e facilitam consultas avançadas.

Consolidação de Dados entre Sistemas

Múltiplos sistemas dentro das organizações frequentemente levam a silos de dados. Para obter insights mais abrangentes, é essencial consolidar esses dados em um único depósito, o que auxilia na eliminação de duplicações e melhora a análise.

Análise de Dados Não Estruturados

A maior parte dos dados corporativos está em formatos não estruturados, como e-mails ou documentos PDF. Para extrair valor desses dados, é necessário convertê-los em formatos estruturados usando ferramentas automatizadas de extração.

Manutenção da Qualidade dos Dados

Dados imprecisos ou incompletos podem levar a decisões erradas. Portanto, é vital estabelecer métricas e verificações de validação de dados para garantir sua qualidade e integridade ao longo do tempo.

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Segurança dos Dados

Com o aumento dos volumes de dados, os riscos associados a ataques cibernéticos e violações de dados também aumentaram. A implementação de padrões reconhecidos de segurança, como a série ISO 27000, e a centralização de dados com protocolos de segurança apropriados são essenciais para proteger as informações.

Uso de Múltiplas Soluções de Dados

Utilizar diversos softwares para diferentes processos de dados pode criar silos e comprometer a gestão eficaz dos dados. Uma solução unificada, oferecida por um único fornecedor, pode ajudar as empresas a ter uma visão mais clara e controle sobre seus dados, melhorando a eficiência geral.

5 dicas para fazer uma gestão de dados eficiente

As dicas a seguir foram escolhidas com base na sua importância para uma gestão eficiente de dados em uma empresa. Estas dicas abordam temas desde a cultura organizacional até o uso de tecnologia avançada, garantindo que as empresas maximizem o valor de seus dados.

1. Colaboração em equipe

Os usuários empresariais e as equipes técnicas precisam colaborar para garantir que os requisitos de dados da organização sejam satisfeitos. Ao focar nos requisitos de business intelligence, as empresas podem evitar o desperdício de recursos em projetos mal planejados.

2. Computação em nuvem

Uma solução em nuvem pode lidar com todos os aspectos do gerenciamento de dados em grande escala sem comprometer a performance. Além de fornecer flexibilidade, as soluções em nuvem como AWS oferecem uma variedade de funcionalidades que vão desde bancos de dados até governança e segurança.

3. Implemente o Business Intelligence na sua empresa

Business Intelligence (BI) envolve transformar grandes quantidades de dados em informações relevantes para a tomada de decisão. Com BI, as empresas podem identificar áreas que necessitam de atenção e melhorias, otimizando constantemente seus processos.

4. Garanta a integridade dos dados

A integridade dos dados é fundamental para tomar decisões precisas. As empresas precisam garantir que seus dados sejam confiáveis e livres de interferências externas, evitando que decisões erradas sejam tomadas com base em informações incorretas.

5. Defina regras de controle de acesso

Para evitar vazamentos de dados e possíveis danos à reputação da empresa, é crucial definir quem tem acesso a quais informações. Implementando sistemas de segurança robustos e estabelecendo regras claras, as empresas podem proteger seus dados contra acessos não autorizados e ciberataques.

ilustração digital de dados computadorizados
Imagem gerada por Inteligência Artificial (IA)

O que é uma estratégia de dados corporativos e por que você deveria ter uma?

Muitas companhias mantiveram uma postura reativa em relação à gestão de dados, se limitando ao que seus sistemas integrados oferecem. No entanto, diante do crescente volume e relevância dos dados nos negócios atuais, é importante adotar uma visão mais ativa e estratégica para sua gestão. Isso implica em: 

  • Definir quais dados são essenciais para os objetivos empresariais;
  • Estabelecer responsabilidades claras para a gestão destes dados;
  • Implementar métodos para regulamentar sua coleta, armazenamento e uso. 

Adotando uma estratégia bem-estruturada de gerenciamento de dados, as empresas podem promover uma maior colaboração interna. Ao eliminar barreiras de informação, todos os setores e profissionais podem perceber e otimizar sua participação nos objetivos gerais da organização, garantindo decisões alinhadas e focadas em entregar valor aos clientes.

A evolução da TI e seu papel na gestão de dados

“Em minha jornada dentro de TI, eu já passei por várias etapas. […] Ainda é importante o modelo da TI estar envolvido, para saber a melhor prática de tecnologia a ser usada, como colocar uma camada de monitoramento, como desenvolver para ter robustez e escalabilidade”, aponta Mara. Ela destaca ainda a importância da TI em compreender e trabalhar em conjunto com as necessidades específicas de cada departamento, como o RH: “A área de RH, por exemplo, tem uma série de indicadores que estão no dia a dia dela […] A TI tem que ter gente disponível para conhecer o negócio o suficiente para capturar todas as informações e fazer todas essas análises.” 

A gestão de dados nas empresas não é apenas sobre coletar e armazenar informações. Como Mara conclui, trata-se de “garantir a segurança e a integridade em ambos os modelos” de gestão, seja centralizado ou descentralizado. E a TI desempenha um papel fundamental nesse processo, alinhando-se às necessidades do negócio e garantindo que as melhores práticas e tecnologias sejam adotadas.

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Fernanda Martins
Fernanda Martins
Formada em Letras, com pós em mídias sociais, e redatora do portal de notícias Itshow. Já escreveu para vários blogs de cultura pop, produziu conteúdo no Facebook e no Instagram sobre literatura e até escreveu algumas fanfics pela internet. Hoje, se especializa em redação e usa suas habilidades de escrita crítica e literária para trazer mais sensibilidade aos textos e continuar fazendo o que ama.
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