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sábado, junho 22, 2024
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Como melhorar a eficiência operacional da sua empresa

A eficiência operacional em empresas modernas é uma questão multifacetada, profundamente influenciada pela qualidade do software, a gestão do portfólio de TI, a escolha da infraestrutura e as estratégias de logística. 

Uma avaliação rigorosa da performance, segurança e escalabilidade dos sistemas de software é fundamental, pois estes aspectos impactam diretamente a eficiência operacional e a satisfação do cliente.

Além disso, a gestão eficaz do portfólio de TI, incluindo a tomada de decisões sobre a substituição de servidores e atualizações de sistemas, é vital para evitar atrasos que possam prejudicar a capacidade de resposta da empresa às mudanças do mercado. 

Cristiano Gomes, Diretor de Tecnologia da Raízen e convidado do quarto e último episódio do Especial Conectividade, promovido pela CommScope e pelo portal Itshow, alerta que a escolha entre infraestruturas de TI baseadas na nuvem ou locais também desempenha um papel significativo, devendo estar alinhada com os objetivos de negócios da empresa para garantir uma vantagem competitiva sustentável.

Não diferente do que aconteceu nos outros setores, Cristiano lembra como a pandemia trouxe desafios inesperados na logística, afetando a distribuição de produtos e revelando a importância da adaptabilidade e da capacidade de resposta rápida. 

“Enfrentar a escassez de containers e matéria-prima, por exemplo, foi um desafio crítico que impactou significativamente a eficiência operacional e a satisfação do cliente, demonstrando a necessidade de estratégias logísticas robustas e flexíveis”. 

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Imagem gerada por Inteligência Artificial (IA)

O que é eficiência operacional

No ambiente empresarial, a eficiência operacional é sobre a utilização estratégica e eficiente dos recursos disponíveis, minimizando desperdícios e uso ineficaz, incluindo não apenas recursos financeiros, mas também tempo e esforço humano. Alcançar esse objetivo envolve aprimorar processos para que resultados superiores sejam obtidos por meio de ajustes e mudanças na forma como as equipes operam.

Contrariando a noção tradicional de eficiência operacional, que frequentemente é associada a uma simples redução de custos em fábricas, no cenário atual, essa eficiência se relaciona mais intimamente com as atividades dos colaboradores, como eles gerenciam seu tempo e como os recursos financeiros são aplicados.

O conceito de aprimoramento de processos está centrado na ideia de tornar a cadeia produtiva mais eficiente e eficaz, sem necessariamente implicar em grandes investimentos. O ponto de partida para alcançar a eficiência operacional é melhorar a gestão da equipe, dos processos e do fluxo de informações, mantendo sempre o foco na satisfação do cliente.

Na aplicação prática, essa eficiência pode ser avaliada ao comparar as entradas (insumos do processo) e as saídas (resultados do processo). As entradas incluem custos de produção, recursos humanos, tempo despendido no trabalho e outros fatores relevantes. Já as saídas abrangem aspectos relacionados aos resultados do processo, como volume de produção, qualidade do produto ou serviço oferecido, e a receita gerada.

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Eficiência operacional x produtividade: entenda a diferença

É comum ocorrer uma confusão entre eficiência operacional e produtividade, embora sejam conceitos distintos e críticos para o desempenho de um negócio. A produtividade foca na quantidade de produção (output) e sua rapidez. 

Historicamente, a taxa de produtividade tem sido um indicador chave do sucesso de uma empresa, envolvendo o monitoramento da produção para gerenciar custos e recursos e identificar fatores que influenciam a produtividade.

Contudo, as métricas de produtividade, por si só, não oferecem uma compreensão completa das operações de uma empresa, nem permitem adaptações estratégicas diante de mudanças de mercado. Aqui, a eficiência operacional se destaca, com o objetivo de otimizar a produção sem alterar significativamente os processos existentes.

A eficiência envolve buscar maneiras de diminuir despesas operacionais, como custos, tempo e esforço de trabalho, para produzir um volume fixo de saídas. Descrita como “fazer mais com menos”, a eficiência operacional requer uma análise detalhada dos processos e considera questões como o custo unitário de produção, a presença de tarefas repetitivas e demoradas e as adaptações necessárias em face de interrupções como as causadas pela pandemia. 

Qual a importância de aumentar a eficiência operacional

Aprimorar a eficiência operacional é essencial para o sucesso empresarial, e isso começa com a otimização dos processos e a minimização de desperdícios. Este enfoque permite aos gestores obter um entendimento abrangente e integrado da organização, levando a um controle e previsibilidade aprimorados dos processos internos.

Essa abordagem sistêmica facilita a identificação de ineficiências e a rápida implementação de soluções eficazes. Com uma cultura focada em eficiência operacional, a empresa evolui continuamente em direção à maior eficácia e produtividade. Isso não apenas melhora o desempenho do negócio, mas também transforma positivamente a cultura interna da organização.

Ao focar em prevenir perdas e maximizar ganhos, a empresa beneficia-se de um aumento no rendimento geral. Este processo também otimiza o desempenho dos colaboradores, elevando seu engajamento e satisfação. Essas melhorias, quando combinadas, aumentam a competitividade da empresa e reforçam sua reputação no mercado.

Este processo de otimização da eficiência operacional é um ciclo contínuo de avaliação, ajuste e implementação, essencial para manter a empresa ágil e adaptável às mudanças do mercado e às demandas dos consumidores.

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Benefícios de medir a eficiência operacional

Aumento da produtividade

Um exemplo é a transformação de processos manuais em sistemas automatizados, o que pode resultar em uma economia significativa de horas de trabalho. Um caso notável é o da Divisão de Soluções para Agricultura da BASF, que, ao substituir planilhas manuais por fluxos de trabalho digitais automatizados, economizou 2.400 horas de trabalho em um ano.

Redução de custos e desperdícios

Processos otimizados e a eliminação de erros levam a uma utilização mais eficiente dos recursos, liberando fundos para outras iniciativas importantes. Um exemplo impressionante é o da Dasa, a maior rede integrada de saúde do Brasil. Com a adoção de uma plataforma de automação para aprimorar seus processos logísticos em 2020, a empresa conseguiu um retorno sobre o investimento (ROI) de 223% em apenas um ano.

Prevenção de erros

Erros e retrabalhos não só consomem tempo e recursos, mas também afetam a qualidade do produto final e podem frustrar as equipes. O mapeamento e aprimoramento de processos, junto à automação de tarefas, são essenciais para minimizar esses erros, especialmente aqueles causados por falhas humanas em tarefas manuais.

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Imagem gerada por Inteligência Artificial (IA)

4 dicas para melhorar a eficiência operacional da sua empresa

1 – Mapeie os processos

Aprofundar o conhecimento sobre os processos produtivos realizados em uma empresa é crucial para entender os aspectos positivos e negativos da cadeia produtiva. Esse processo de mapeamento gera informações valiosas sobre o funcionamento geral da empresa, permitindo identificar e solucionar problemas específicos, como gargalos operacionais. Essa análise detalhada contribui para reduzir custos operacionais e diminuir o tempo necessário para a realização das tarefas pelos funcionários, otimizando o desempenho geral.

2 – Gerencie as rotinas

Melhorar a eficiência operacional requer um gerenciamento efetivo das rotinas diárias da empresa. Isso inclui não apenas o gerenciamento apropriado dos processos automatizados, mas também o desempenho eficiente dos colaboradores. Essa abordagem de gestão serve como medida preventiva, ajudando a evitar perdas de recursos, erros e a necessidade de retrabalho. Além disso, otimiza o uso do tempo dos funcionários, contribuindo para um ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente.

3 – Revise os valores

Para aprimorar a eficiência operacional, é crucial realizar uma análise aprofundada dos preços cobrados por produtos ou serviços, levando em conta o segmento de mercado específico. Essa análise deve considerar fatores como a competitividade do mercado, a margem de contribuição e a projeção do ponto de equilíbrio. Com base nessa avaliação, a empresa pode determinar se é viável aumentar os preços de venda sem afetar negativamente o volume de transações, mantendo assim a lealdade dos clientes.

4 – Acompanhe o orçamento

Uma administração financeira ineficiente pode comprometer seriamente a eficiência operacional de um negócio. Por isso, é vital manter um foco rigoroso no orçamento da empresa. Acompanhando de perto o orçamento, a empresa pode controlar efetivamente os custos associados ao processo produtivo, reduzir ou eliminar despesas desnecessárias e avaliar se os investimentos realizados estão proporcionando os retornos esperados.

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Fernanda Martins
Fernanda Martins
Formada em Letras, com pós em mídias sociais, e redatora do portal de notícias Itshow. Já escreveu para vários blogs de cultura pop, produziu conteúdo no Facebook e no Instagram sobre literatura e até escreveu algumas fanfics pela internet. Hoje, se especializa em redação e usa suas habilidades de escrita crítica e literária para trazer mais sensibilidade aos textos e continuar fazendo o que ama.
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