No competitivo ambiente de negócios atual, a integração de sistemas desempenha um papel fundamental. Você já se perguntou como uma integração eficiente pode impulsionar o desempenho da sua organização, melhorando a comunicação e a produtividade? Imagine um mundo onde todos os seus softwares e aplicativos possam “conversar” entre si perfeitamente, facilitando o compartilhamento de informações, uma tomada de decisões rápida e uma visão unificada de todas as operações.
Em entrevista com Sérgio Gama, CTO da GFT Group, conversamos sobre os desafios e as soluções que a integração de sistemas pode trazer para as empresas, e como empregá-la de forma mais eficaz.
O que é a integração de sistema?
Implica na comunicação entre diferentes sistemas que precisam compartilhar, enviar e receber dados. O desafio surge quando temos que lidar com sistemas externos, onde não possuímos controle total. Imagine, por exemplo, construir um sistema de comissionamento que precisa interagir com um sistema CRM externo.
“Quando a gente fala de integração de sistemas, a gente, na verdade, tá falando sobre a comunicação em que os sistemas vão compartilhar, enviar e receber dados. Existem algumas técnicas… Eu tenho um sistema de CRM que trata cliente, ou seja, comprei um pacote. Esse sistema inclusive é SaaS. Eu não tenho controle nenhum sobre isso. Eu tenho um sistema de RB, eu tenho um sistema de marketing, então eu tenho que integrar esses sistemas”, salienta Gama.
Como fazer a integração de sistemas?
Quando pensamos na integração de sistemas, devemos considerar que são sistemas diversos que precisam se comunicar entre si. Por exemplo, podemos ter um sistema de recursos humanos e um sistema de marketing que precisa ser integrado. Essas integrações geralmente ocorrem de forma mais tradicional, via microsserviço. Através de endpoints expostos, podemos realizar a integração por meio de API, que pode ser desenvolvida internamente ou fornecida pelo sistema externo.
No entanto, um problema comum a ser resolvido é a questão da interoperabilidade. Precisamos garantir que os sistemas estejam sempre disponíveis e que não quebrem nosso processo se, por alguma razão, estiverem fora do ar. Por exemplo, em um processo de transferência de fundos via PIX, precisamos nos conectar com vários sistemas, como o Banco Central. É imprescindível garantir que esses sistemas estejam sempre disponíveis, caso contrário, nosso processo será interrompido.
Técnicas para uma comunicação eficaz na hora de integrar sistemas
Existem algumas técnicas que podemos usar para garantir que nossos sistemas se comuniquem de forma mais eficaz, ou seja, com interoperabilidade, como a mensageria, que é um processo assíncrono. Nesse caso, diferente do processo síncrono, não precisamos esperar uma resposta imediata. Em vez disso, podemos continuar nossas atividades enquanto aguardamos a resposta. Isso é feito através do uso de “caixas de entrada” e “caixas de saída”, onde deixamos e pegamos mensagens para processar. Esse processo pode continuar mesmo quando um sistema não está disponível, o que é uma grande vantagem, pois evita que todos os outros sistemas parem de funcionar enquanto esperam uma resposta.
Quais são as vantagens da integração de sistemas?
Redução dos custos
Por meio da integração de sistemas é possível evitar erros operacionais em todos os departamentos, principalmente o TI, contar com sistemas automatizados reduz os erros, desperdícios e o tempo para execução das tarefas, contribuindo para evitar prejuízos e reduzir os custos.
Aumento da segurança
A proteção das informações e arquivos sempre representou uma questão de grande importância para os gestores. Com a integração, a segurança torna-se uma prioridade, uma vez que simplifica processos como a sincronização, a organização e o armazenamento de dados e arquivos.
Maior produtividade
A integração entre sistemas promove um aumento na conectividade. Como resultado, a interação entre os departamentos é intensificada, tornando os processos mais eficazes e produtivos, aspectos que impactam positivamente na satisfação dos clientes.
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Desafios do processo de integração
Complexidade e falta de padronização
Integrar sistemas diferentes, especialmente aqueles que não foram projetados para trabalhar juntos, é um desafio técnico significativo. A falta de padronização entre os sistemas torna difícil garantir que a informação seja compartilhada de forma eficaz e precisa. Segundo o 2022 IT Leaders Pulse Report, estudo feito pela Mulesoft, a maioria dos líderes de TI (98%) afirma que os próximos investimentos serão influenciados pela capacidade da nova ferramenta se integrar à tecnologia já existente na empresa.
Custos
A integração de sistemas pode ser uma tarefa cara, exigindo tempo e recursos significativos. É necessário encontrar um equilíbrio entre o investimento na integração e o valor recebido de volta.
Segurança de Dados
A integração frequentemente envolve a troca de informações sensíveis. Isso coloca um foco renovado na segurança de dados e requer práticas sólidas para garantir que as informações não sejam comprometidas.
Interoperabilidade de sistemas legados
Muitas organizações ainda operam com sistemas legados. Esses sistemas podem ser difíceis de integrar com tecnologias mais recentes, criando um obstáculo adicional para a integração.
Velocidade da Integração
Com a mudança ágil do ambiente de TI e o aumento da concorrência, a velocidade de integração é mais importante do que nunca. De acordo com a pesquisa The State of API Integration, da Cloud Elements, em 2020, 54% dos líderes de TI consideram o tempo necessário para integrar novos softwares como um dos principais obstáculos para a transformação digital.
Observalidade e conectividade: duas ferramentas essenciais na integração de sistemas existentes
Uma parte crucial da integração entre sistemas é a observabilidade. Precisamos fazer o monitoramento dos nossos sistemas para entender o que está acontecendo, saber quanto tempo cada processo leva e se os serviços internos e externos estão funcionando corretamente. A observabilidade nos ajuda a garantir que nossas transações ocorram sem problemas, do começo ao fim, em um sistema integrado.
Finalmente, precisamos falar sobre conectividade. Não adianta termos tudo em ordem se não tivermos uma boa conexão. Precisamos garantir que temos uma conexão confiável, e se não tivermos, precisamos saber o que fazer. Cada transação será impactada pela qualidade da nossa conexão, portanto, é um fator que deve ser levado em conta.
Passo-a-passo para garantir uma integração de sucesso
1 – Definir objetivos
Estabelecer um foco inicial é fundamental para conseguir avaliar o sucesso da integração de sistemas na sua empresa. O objetivo primordial é economizar tempo? Melhorar processos? Economizar dinheiro?
2 – Fazer configurações personalizadas
Essa etapa irá depender dos sistemas utilizados pela sua empresa e das informações que já estão agregadas. Com os dados em mãos, a sua empresa deverá fazer configurações personalizadas, a partir do tipo de integração de sistemas escolhida, e com base nos objetivos definidos anteriormente.
3 – Definir o tipo de integração
O tipo de solução escolhida deve estar alinhado aos objetivos e todos os sistemas que já existem na sua empresa.
4 – Avaliar e preparar os dados da empresa
A partir dos dados que a sua empresa compilou ao longo dos anos, é possível avaliar, mensurar e pensar em novas estratégias de melhoramento. Os dados são os principais bens da sua empresa e um dos principais motivos pelo qual é necessário realizar uma integração de sistemas.
5 – Preparar as pessoas para a transição
As pessoas são parte fundamental do processo de integração dos sistemas, afinal, boa parte de inserção e manuseio dos dados inseridos ali será feito por essas pessoas. É importante pensar se os funcionários precisarão fazer algo diferente em seu fluxo de trabalho diário e então informá-los sobre essas mudanças.
Para fazer com que a integração funcione de maneira eficiente, é importante que os funcionários da equipe estejam engajados nessa transição. Para isso, a sua empresa deve manter o processo de maneira transparente, ressaltando os benefícios e o quanto isso é necessário para manter um sistema de gestão de dados confiável.
Quais são os tipos mais utilizados para integrar os sistemas?
Banco a banco
As informações são armazenadas pelos bancos de dados. Utilizando-se de ferramentas de extração, pode-se realizar a conversão e o armazenamento dos dados de um banco para outro, o que é integração de sistemas.
Troca de dados eletrônica
Ocorre a troca eletrônica de dados quando um sistema realiza a exportação de dados e um outro sistema procede à interpretação e importação para seu próprio banco de dados. Este processo, na maioria das vezes, opera automaticamente, mas também há a possibilidade de execução manual.
Uso de ferramenta intermediadora
Quando há dois sistemas distintos que não têm capacidade de comunicação direta, recorre-se ao uso de ferramentas intermediárias. Nesse cenário, uma terceira ferramenta é necessária para possibilitar a integração entre eles.
API (Application Programming Interface)
A API permite a conexão direta entre dois softwares, eliminando a necessidade de uma ferramenta intermediária. Trata-se de sistemas mais sofisticados e práticos para a transmissão de informações.
Integração de sistemas é a estratégia do sucesso das empresas na era digital
“Quando falamos de integração de sistemas, estamos falando de comunicação entre sistemas que compartilham, enviam e recebem dados”, começa Sérgio. Ou seja, estamos falando de uma coreografia complexa onde diferentes sistemas interagem harmoniosamente para trocar informações em tempo real e trabalhar para um objetivo em comum.
Ao finalizar, Sérgio Gama evidencia a importância dessa integração para o aumento da eficiência, precisão e velocidade nas operações das empresas, permitindo a automatização de tarefas e a otimização dos processos. Em suma, a integração de sistemas se consolida como um recurso vital para a evolução e sustentabilidade das empresas na era digital, sendo, portanto, uma competência estratégica a ser explorada e aprimorada continuamente.
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