Atrair e manter talentos de TI é uma tarefa desafiadora, não é? Esse é o primeiro passo para entender a importância do onboarding efetivo. Imagine reduzir o tempo de treinamento, aumentar a retenção de funcionários e melhorar a produtividade desde os primeiros dias de trabalho.
Em um mundo cada vez mais digital e competitivo, é vital que líderes de TI compreendam e implementem estratégias de onboarding eficazes. Neste artigo, em parceria com Bruno Cabuto, CTO da Linker, mostraremos um guia detalhado sobre como você pode transformar seu processo de integração para não apenas receber novos membros na equipe, mas também prepará-los para contribuir significativamente para os objetivos da empresa. Continue lendo!
Diferenças entre onboarding de novos funcionários e de clientes
O onboarding é um processo crucial, tanto para clientes quanto para funcionários, mas em essência, trata-se de integração e acolhimento. Comecemos pelo onboarding de clientes. Quando um cliente adquire seu produto ou serviço, o onboarding começa a jornada que ele percorre para entender e iniciar o uso do que você oferece.
Pense nisso como um roteiro personalizado que leva o cliente do ponto A, onde ele é um novato, ao ponto B, onde ele se torna um usuário confiante e satisfeito. Este roteiro inclui uma explicação detalhada dos recursos e benefícios do seu produto ou serviço, treinamento de uso, e suporte contínuo. Quando bem feito, o processo de onboarding aumenta a satisfação, retenção e lealdade do cliente.
Por outro lado, o onboarding de funcionários é o processo através do qual os novos membros da equipe são integrados à organização. O objetivo é familiarizar os novos contratados com as políticas, cultura e expectativas da empresa, ao mesmo tempo em que são fornecidas as ferramentas e o treinamento necessário para que eles possam desempenhar seus papeis efetivamente.
Não é apenas uma orientação inicial; é uma fase contínua de acolhimento e aprendizado que pode durar semanas ou mesmo meses. O onboarding eficaz de funcionários resulta em melhor engajamento, produtividade e retenção de funcionários. É a chave para iniciar uma relação de trabalho positiva e produtiva.
A importância do processo de onboarding no ambiente corporativo
O onboarding desempenha um papel crucial no ambiente corporativo, estabelecendo a base para o sucesso de longo prazo, tanto para os funcionários quanto para a empresa. É através deste processo que os recém-chegados são integrados à cultura corporativa, compreendem suas responsabilidades e começam a construir relacionamentos com seus colegas e supervisores.
Uma abordagem bem estruturada para o onboarding aumenta a retenção de funcionários e acelera sua produtividade, criando um senso de pertencimento e compromisso desde o início. Para a organização, isso se traduz em benefícios tangíveis, como a redução dos custos de rotatividade e o aumento da eficácia operacional.
Além disso, um processo de onboarding eficaz ajuda a fortalecer a imagem da empresa como um lugar acolhedor e favorável ao crescimento pessoal e profissional, atraindo assim talentos de alta qualidade. Portanto, ele não deve ser visto como um mero protocolo, mas como um investimento estratégico no capital humano da empresa.
Segundo Bruno, na Linker, faz parte da cultura da empresa investir no crescimento dos funcionários e usar isso como um incentivo, pois a empresa é focada na evolução de carreira, o que estimula a produtividade e reduz muito a rotatividade de colaboradores.
Os 4 C’s para fazer um onboarding
Os 4 C’s são quatro níveis que permitem que a jornada da integração seja prática e eficiente. Conheça cada um deles:
Conformidade
Nesta etapa, o novo colaborador toma conhecimento de todos os processos da empresa e de como tudo funciona.
Clarificação
Aqui, o novo profissional aprende mais sobre a sua função em específico, ou seja, responsabilidades, ferramentas, compromissos, recursos, entre outros.
Cultura
Na parte da cultura, o colaborador aprende sobre a cultura organizacional e história da empresa e sobre tudo que envolve seus valores e missão.
Conexão
Por último, para oficializar a entrada do novo profissional, estabelece-se uma conexão interpessoal entre o colaborador e seus colegas, responsabilidades, líderes e chefes.
5 ações essenciais para fazer o onboarding de sucesso
1 – Planeje a jornada do onboarding
O onboarding exige um planejamento completo e personalizado para cada cargo, prevendo cada passo do novo colaborador na sua jornada de integração. Embora os primeiros três meses sejam os mais críticos, é fundamental pensar o onboarding como um processo de longo prazo, que só termina com o colaborador devidamente integrado, engajado e empregando todo o seu potencial no trabalho.
2 – Comece o onboarding o quanto antes
O ideal é começar o programa de onboarding assim que o candidato é aceito no processo seletivo da empresa. Nesse momento, o profissional já pode ser orientado sobre o programa de integração da empresa e receber suas primeiras instruções.
Em alguns casos, as empresas optam por liberar o acesso à plataforma de onboarding e conteúdos de apresentação da empresa antes do início na função. Além disso, é importante descrever uma prévia da recepção para que o colaborador fique menos ansioso em seu primeiro dia.
3 – Prepare um kit de boas vindas criativo
O kit de boas-vindas é parte essencial do onboarding, e deve incluir tanto itens básicos quanto opções mais criativas. Entre os itens essenciais, estão: material de escritório, chaves necessárias, manual do funcionário, etc. Porém, também podem ser incluídos itens personalizados, livros ou até mesmo uma carta escrita pelo próprio CEO da empresa.
4 – Deixe pronta a estação de trabalho do colaborador
Como o primeiro dia é o principal marco do onboarding, ser recepcionado com a estação de trabalho pronta para ser usada faz toda a diferença. Já definir os logins de acesso e todos os equipamentos que o novo funcionário vai utilizar evita muito cansaço e estresse no primeiro dia.
5 – Nomeie um mentor para o novo colaborador
Os mentores, ou padrinhos, ficam responsáveis por acompanhar o profissional recém-chegado e orientá-lo durante as primeiras semanas na empresa.
Esses parceiros são fundamentais para ajudar na integração social do funcionário e detalhar a dinâmica real da empresa, já que boa parte dos processos escapam da esfera formal que o RH apresenta.
Para se aprofundar no assunto, convidamos você a baixar nosso material de apoio do podcast!
Os benefícios do onboarding na empresa
- Aumento da motivação do funcionário;
- Maior engajamento dos colaboradores;
- Maior retenção de talentos;
- Redução da rotatividade de funcionários;
- Fortalecimento da cultura organizacional.
O que é Onboarding, Crossboarding e Offboarding?
Os 3 termos fazem parte do universo de integração de novos colaboradores. No entanto, cada um deles possui um significado diferente:
Onboarding
O onboarding é o processo de integrar novos colaboradores no seu novo ambiente de trabalho.
Crossboarding
Esse termo é relativamente novo no Brasil e diz respeito ao processo de treinar o colaborador para assumir um novo cargo dentro da empresa.
Offboarding
A tradução livre desse termo é “desembarque”. Ou seja, o offboarding pode ser compreendido como todas as etapas que compõem o desligamento de um colaborador.
5 erros comuns que uma empresa comete durante o processo de onboarding
1 – Excesso de informação
Divida a carga de trabalho e dedique um tempo focando na cultura, na história da organização e quem sabe até mesmo aprendendo um pouco sobre os funcionários.
2 – Iniciar a integração no primeiro dia de trabalho
Ao contratar um funcionário novo, você precisará fornecer a ele as informações burocráticas ANTES da data de início.
Assim, o novo contratado pode fazer perguntassobre as políticas da empresa, o manual e a papelada que você forneceu.
O processo de integração não acontecerá em apenas um dia. O tempo de integração varia entre as empresas. Pode ser 90 dias ou menos, seis meses ou um ano.
3 – Não definir metas ou expectativas
Uma faceta crucial da integração envolve compreender as metas individuais do empregado, esclarecer os propósitos corporativos e se esforçar para sincronizá-los.
Frequentemente, colaboradores desistem de seus cargos seis meses após o começo de suas atividades devido a uma falta de clareza nas expectativas e uma sensação de desmotivação.
4 – Não se organizar
Um dos principais erros que as empresas cometem em seu processo de integração é não implementar uma estratégia formal, assim, o processo fica muito desorganizado.
Onboarding x Orientação: quais são as diferenças?
De forma mais específica, a orientação é um acontecimento único que se dá em algum instante durante o processo de integração, permitindo ao recém-contratado realizar tarefas burocráticas necessárias, como o preenchimento de alguma documentação rotineira.
O departamento de RH pode planejar a orientação para acontecer em uma única manhã ou tarde. Contudo, o onboarding, ou integração, é um processo contínuo que, progressivamente, imerge o novo colaborador nas políticas, procedimentos e na cultura da organização.
Ferramentas para ajudar no bom onboarding da sua empresa
Conforme cresce a relevância da integração de colaboradores, várias empresas atualmente buscam de maneira ativa por recursos que possam auxiliar e acelerar o processo de onboarding de forma mais automatizada. Confira alguns exemplos:
Software de onboarding automatizado
Quando se trata de otimizar o tempo do RH na hora de fazer o onboarding, as plataformas de integração de funcionários são de suma importância. Elas simplificam o processo de integração e oferecem ao RH e aos líderes um painel para comunicação e monitoramento do progresso dos novatos em suas tarefas de integração.
Além disso, essa ferramenta oferece um panorama completo do produto ou serviço que a empresa disponibiliza, bem como da estrutura, das políticas internas e dos valores organizacionais. Os processos de onboarding gerados nesta plataforma podem ser padronizados para todos, mas também personalizados para cargos específicos.
Software de avaliação
Geralmente, após um período de mais ou menos seis meses, é crucial monitorar o avanço do novo colaborador. Como, depois da integração inicial e do período de aclimatação, os funcionários começam a se desenvolver em suas rotinas diárias, é necessário avaliar como eles estão se saindo e se o suporte fornecido está sendo eficiente.
Para facilitar essa tarefa, recorra a um software que automatize as avaliações de desempenho e acelere a comunicação. Essa ferramenta é útil para rastrear o progresso de um novo colaborador na conquista de objetivos específicos.
Onboarding gamificado
A gamificação do trabalho é uma estratégia que emprega elementos lúdicos, tais como competição, pontuação e recompensas, com o intuito de aumentar o engajamento e motivar os funcionários a cumprir suas tarefas. Quando aplicada no contexto de onboarding, o propósito da gamificação é estimular a interação dos novos contratados com a empresa e seus colaboradores.
Por exemplo, a integração de um colaborador que assumiu um cargo de atendimento ao cliente pode ser convertida em um jogo. O funcionário pode ganhar pontos sempre que utilizar o roteiro de atendimento adequado, como ilustração. Desse modo, os recém-contratados podem almejar “evoluir no jogo” à medida que progridem no treinamento.
Onboarding é a ferramenta de retenção de talentos que a sua empresa precisa
Podemos observar que um processo de onboarding eficaz e estrategicamente organizado tem relevância tanto para as empresas quanto para os colaboradores. A chave para o sucesso das organizações reside no onboarding, tornando crucial que as lideranças de TI priorizem a elaboração de estratégias e a implementação de práticas ideais para assegurar um procedimento de onboarding atraente e eficaz, com o intuito de incrementar a retenção e performance dos colaboradores a longo prazo.
Com a pandemia de 2019, muitas empresas passaram a adotar as soluções digitais e isso não foi diferente com o onboarding. Porém, esses programas precisam ser cuidadosamente estruturados para garantir que os novos funcionários se sintam conectados e engajados, mesmo que não estejam fisicamente presentes no escritório.
Outra preocupação que deve estar presente na hora da criação de um bom processo de onboarding é a diversidade. Em um ambiente global e diversificado, as lideranças de TI também devem considerar como integrar de forma eficaz os funcionários de diversas origens, culturas, gêneros e crenças, garantindo um ambiente de trabalho inclusivo e respeitoso.
Fatores como comunicação efetiva, engajamento dos funcionários e formação de líderes são elementos fundamentais para a realização bem-sucedida de um onboarding. Em resumo, o onboarding é um componente indispensável para o sucesso de qualquer organização e é vital para garantir que os funcionários se sintam valorizados, estimulados e prontos para enfrentar novos desafios.
