1. O que é onboarding digital
1.1. Importância do processo de integração
O primeiro dia de trabalho é um momento de entusiasmo e apreensão. Começar em uma nova empresa é uma experiência que traz consigo expectativas de carreira e o medo de não se adaptar. É neste momento que o setor de RH das organizações deve realizar o trabalho de onboarding, a fim de tornar esse momento o melhor possível, fazendo com que os novos talentos se sintam acolhidos e motivados com sua nova ocupação.
1.2. Recepção virtual
O período da pandemia do COVID-19 trouxe diversos desafios, entre eles a adaptação do trabalho de maneira remota. Desde então, muitas empresas adotaram o formato de trabalho home office, e mantiveram o trabalho à distância mesmo após a melhora da situação. O ambiente virtual traz seus próprios obstáculos, dentre os quais está a dúvida: como realizar o processo de integração de novos colaboradores de modo não-presencial? É nesse cenário que começa a crescer o onboarding digital.
1.3. Trabalho remoto
As rápidas mudanças na tecnologia e no local de trabalho aumentaram o uso do home office em diversas empresas. Trata-se de um modelo que permite uma maior autonomia e flexibilidade para os colaboradores, mas também abre uma gama de possibilidades para as organizações, que podem agora se relacionar com talentos em qualquer lugar do mundo de forma ágil, de modo que trabalhar com equipes espalhadas em diferentes regiões se tornou algo concreto.
Realizar o expediente à distância incentiva a colaboração e a criatividade entre os membros da equipe, que agora são capazes de concluir suas tarefas e solucionar desafios a qualquer momento e em qualquer lugar. Além disso, a maior liberdade para estruturar as próprias horas de trabalho viabiliza ao colaborador manter sua produtividade sem sofrer com o esgotamento associado a longas horas em um ambiente de escritório. Ainda é capaz de estimular o desenvolvimento dos funcionários ao proporcionar situações em que precisam tomar a iniciativa para lidar com problemas e concluir suas obrigações.
É fundamental também que não se menospreze as reduções nos custos e benefícios econômicos para as organizações, que têm como manter o rendimento dos membros de suas equipes sem precisar encarar os gastos relativos aos escritórios físicos, como contas de energia elétrica, internet, etc.
“Você precisa criar desafios, medir as suas entregas e, o mais importante, ter a maturidade dos seus colaboradores para que eles possam entregar e conseguir fazer essa gestão, sem a pressão daquele trabalho onde você tem que trabalhar das 9h às 18h, friamente calculado, porque vai ter demanda que você vai ter que terminar um pouco depois.” – Jafé Ferreira, CEO e Head of Cloud da Exbiz
1.4. Como aplicar o onboarding digital
Transformar um processo que costuma ser feito de forma presencial para o meio virtual não se resume apenas em realizar videoconferências com os novos talentos. É necessário realizar uma série de ajustes, que serão únicos para cada organização e suas necessidades próprias. Entretanto, há algumas técnicas gerais que não somente tornarão o processo de digitalização em algo mais simples, mas também benéfico para a empresa. Algumas dela são:
- Planeje todo o processo: ter todas as etapas que serão seguidas mapeadas e organizadas é fundamental para que o processo ocorra de forma eficiente. Uma dica é a criação de um checklist com todos os passos.
- Integre sistemas e tecnologias: a utilização de aplicativos e ferramentas digitais adequadas para a realização do trabalho é primordial. Além de permitir a utilização e compartilhamento de informações importantes e materiais de estudo, permitir que seus funcionários tenham acesso a tudo que precisam para cumprir suas funções é imprescindível para uma boa experiência.
- Garanta a proteção de dados e privacidade: ter um sistema de proteção robusto e capaz de lidar com ameaças cibernéticas de diversos tipos é imprescindível para qualquer negócio.
- Prepare os colaboradores e trace um plano de carreira: quando as expectativas dos novos contratados estão alinhadas com as da empresa há uma chance maior de uma relação de trabalho positiva.
- Não comece exigindo muito: focar no processo de apresentação de tudo que o novo contratado precisa deve ser prioridade. Deixe que tenham tempo para conhecer mais sobre a cultura da empresa, colegas de trabalho e como sua função deve ser realizada.
- Lembre que se trata de um processo contínuo: os funcionários precisam sempre ter a sensação de que são importantes para o negócio. O sentimento de pertencimento e conexão com a organização são partes essenciais que aumentam a motivação, produtividade e retenção dos talentos.
- Participe do processo de onboarding: um novo colaborador sente que seu trabalho é valorizado quando é recepcionado pela liderança do negócio. É também uma boa oportunidade para receber um feedback dos funcionários sobre o funcionamento da instituição e ter mais informações para aprimorar o negócio.
2. Melhores práticas e estratégias para fazer um onboarding digital
2.1. Planejamento das etapas
Ter um mapa de toda a estratégia de onboarding digital, detalhando cada etapa do processo é um recurso muito valioso. Ele não apenas garante o funcionamento eficaz durante cada passo, como também auxilia todos os envolvidos a acompanharem cada estágio do caminho a ser percorrido.
2.2. Integração de sistemas e adoção de tecnologia
Integrar as ferramentas de onboarding digital aos aplicativos e sistemas corporativos já existentes é essencial. Isso permite uma maior flexibilidade e escalabilidade dos processos, além de facilitá-lo ao realizá-lo em uma plataforma unificada. Vale ressaltar que as soluções tecnológicas precisam estar em conformidade com os padrões do setor, sendo seguras e fáceis de usar.
2.3. Segurança de dados e privacidade
Para que o onboarding digital seja um sucesso é necessário garantir a segurança e privacidade dos dados. É vital para as empresas que todos os sistemas e processos sejam seguros, criptografados e protegidos contra possíveis ataques cibernéticos. O investimento em tecnologias de cibersegurança deve ser uma prioridade. Além disso, é de extrema importância o treinamento de todos os colaboradores sobre as melhores práticas de proteção para evitar que ocorram invasões e violações das informações. Também há a necessidade de estar de acordo com todas as normas e regulamentos ao realizar os processos de forma digital, como a LGPD.
2.4. Treinamento e desenvolvimento no onboarding online
Plataformas virtuais podem ser uma ferramenta muito proveitosa para que os colaboradores tenham acesso a recursos como aulas online, vídeos de orientação, salas de conferência virtuais, manuais de trabalho, repositório de documentos, entre outros. O que é ou não essencial é dependente de cada empresa e setor, de acordo com as necessidades de cada negócio.
Desenvolver as habilidades dos funcionários é uma das principais estratégias que começam desde o onboarding. Segundo Bruno Cabuto, CTO na Linker, é muito valioso traçar o plano de carreira dos talentos, de acordo com as expectativas de onde desejam chegar e dos planos da organização.
“Você está entendendo onde a pessoa quer chegar, (…) o primeiro ponto que eu costumo olhar é esse, se está muito bem desenhadinha essa escadinha de onde o desenvolvedor pode chegar.”– Bruno Cabuto, CTO na Linker
2.5. Período de adaptação dos novos membros da equipe
Uma boa prática é permitir que os novos colaboradores tenham um tempo de aclimação com seu novo ambiente de trabalho após o recrutamento. Receber tarefas demasiadamente complexas e cansativas nos primeiros dias pode desestimular os novos contratados e ser contraproducente. Permitir um momento para se familiarizar com a organização e sua cultura gera uma conexão mais saudável entre empresa e funcionário, ampliando assim a produtividade, motivação, desenvolvimento e retenção dos talentos.
2.6. Continuidade do processo
É importante destacar que o onboarding digital não se trata de uma atividade, mas sim de um processo. Isso significa que os esforços são contínuos e estão em constante evolução. É necessário se adaptar aos novos desafios e ter consciência que a relação com os colaboradores é constante, e deve ser sempre aprimorada.
2.7. Papel da liderança na contratação e onboarding
A presença dos líderes de TI é uma parte fundamental para o sucesso da integração dos novos colaboradores. Bruno Cabuto enfatiza a importância de transmitir uma mensagem do CTO ou de outro líder de alto nível da organização no processo de recrutamento e seleção. De acordo com ele, isso eleva a taxa de resposta dos candidatos interessados, melhorando assim o processo de contratação.
“Uma coisa que eu percebi que é primordial nessa esteira de contratação é a mensagem do CTO, a mensagem do líder de tecnologia para abordar aquele candidato. Fiz diversos testes e dá para perceber que quando a mensagem é disparada do CTO, de um líder alto da organização, a taxa de resposta é muito mais alta.” – Bruno Cabuto
3. Benefícios do processo de onboarding digital para empresas
3.1. Aumento do engajamento dos funcionários
Dentre os benefícios que um bom onboarding digital pode trazer está o aumento do engajamento dos funcionários. Uma primeira impressão positiva faz com que os colaboradores se motivem mais no trabalho. Além disso, uma recepção bem estruturada, que conte com esclarecimento de dúvidas, materiais de estudo, integração com outros membros da equipe, conhecimento da empresa – o que inclui sua história e objetivos para o futuro – e treinamento para poder cumprir todas as suas funções demonstra cuidado e reconhecimento dos novos contratados, aumenta sua conexão com os valores e cultura da organização, e cria um ambiente de trabalho melhor, aumentando a produtividade e rendimento de todos os envolvidos.
3.2. Melhoria da experiência do colaborador
A experiência do colaborador pode ser aprimorada com o uso de plataformas digitais. Além de eliminar a papelada e simplificar uma série de processos longos e tediosos no cadastro, há a possibilidade de se aproveitar os ambientes virtuais para facilitar tarefas como o compartilhamento de informações importantes ou tornar mais acessíveis recursos como materiais de treinamento, vídeos de orientação, descrição de cargos, entre outros.
3.3. Retenção de talentos e cultura organizacional
O fato dos novos membros da equipe estarem mais engajados e tendo uma melhor experiência contribui para que estes permaneçam nas empresas. Por meio da disponibilização dos materiais de apoio e recursos, os talentos se sentem mais valorizados e conectados às organizações, criando conexões e um senso de pertencimento à instituição, aumentando assim sua retenção nas empresas.
4. Soluções e ferramentas para fazer o onboarding digital
4.1. Softwares e plataformas de onboarding
Líderes de TI devem considerar a contratação de uma plataforma de integração digital. São ferramentas que permitem a personalização dos processos de onboarding realizados pelas empresas, auxiliando na simplificação e automatização de diferentes estágios da jornada, como a verificação de documentos ou coleta de informações dos candidatos. Existem ainda plataformas que possibilitam um acompanhamento direto do desempenho dos colaboradores, fornecendo informações preciosas, como taxas de conclusão de projetos, registros de presença e classificações de atendimento ao cliente, entre outras, que podem ser utilizadas para melhorar a produtividade e rendimento.
4.2. Ferramentas de integração e suporte
Existem ferramentas que têm como objetivo fornecer soluções de integração e suporte. Elas simplificam os processos ao permitir que os líderes de TI integrem os sistemas de onboarding com outros existentes, como sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), softwares de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), entre outros. Esses recursos também ajudam a garantir a segurança dos dados e sua conformidade com as normas internas da organização.
4.3. Uso de múltiplas ferramentas e produtividade
É importante estar atento ao uso das ferramentas disponíveis. Os colaboradores precisam ser devidamente treinados e capacitados para lidar com os recursos de modo eficaz, sempre levando em conta a segurança dos dados e informações. Considerando isso, Bruno Cabuto destaca que combinar muitas ferramentas pode não ser o ideal, já que há o potencial de atrapalhar e ser contraproducente, levando os funcionários a negligenciar suas diversas opções.
“É importante não misturar muito, porque parece que a pessoa negligencia as duas ferramentas. A ferramenta não é nada. Mas ela tem o potencial de atrapalhar.” – Bruno Cabuto
4.4. Medindo a produtividade dos funcionários remotos
O gerenciamento de equipes à distância pode representar um desafio para líderes de TI, em especial ao se medir a produtividade dos colaboradores. Apesar das plataformas de integração poderem fornecer informações sobre o progresso dos funcionários, conforme enfatiza Bruno Cabuto, é difícil conferir se os membros da equipe estão de fato trabalhando, o que faz com se meça apenas os resultados, mas é necessário haver um equilíbrio.
“Como é que a gente confia que a pessoa está trabalhando? A gente não mede mais se a pessoa está trabalhando. Mede agora o resultado. Mas tem que ter um equilíbrio.” – Bruno Cabuto
5. Desafios e tendências de transformação digital
5.1. Equilíbrio entre trabalho e responsabilidades pessoais
Ter em mente que o trabalho híbrido e remoto pode afetar a vida pessoal dos colaboradores é uma das responsabilidades dos líderes de TI. Conforme Bruno Cabuto explica, os funcionários podem ter que lidar com tarefas pessoais, como cuidados com animais de estimação e filhos, além do cumprimento dos prazos de trabalho – mas é elementar que não se perca o foco. A oferta de horários de trabalho flexíveis, participação da organização ao orientar como gerenciar e equilibrar a vida pessoal e profissional, e uma comunicação direta com objetivos claros são algumas das maneiras de lidar com esses desafios e ter mais sucesso no onboarding digital e integração dos novos funcionários com a empresa.
“Você tem que gerenciar. Às vezes a gente está 100% em casa. Precisa deixar o cachorro ali que vai chegar alguém para buscá-lo para ir para o pet, para o banho. Você está em casa, então tem que tentar gerenciar isso para pelo menos ali perto do seu horário do almoço, para não quebrar a sua rotina.” – Bruno Cabuto, CTO da Linker
5.2. Adaptação do processo de entrevista
O primeiro contato significativo entre um colaborador e a empresa acontece normalmente na etapa de entrevista. Muitas vezes o processo seletivo envolve diversas etapas, incluindo estágios de interação entre candidatos e análise de comportamento em dinâmicas, entre outros. A integração desse processo para o ambiente digital representou um novo desafio, mas tornou- se parte da nova realidade das organizações. Como exemplifica Bruno Cabuto, a entrevista por vídeo é um dos casos de ajuste ao novo contexto de trabalho. O que antes não era visto como uma opção é agora a nova norma.
“Eu também descobri, na época não era muito óbvio, a entrevista por vídeo. Para mim a entrevista era só presencial.” – Bruno Cabuto
5.3. Mitigação de ameaças à segurança das informações e de dados
Os líderes de TI têm a missão crucial de tomar todas as medidas possíveis para atenuar as possíveis ameaças à segurança dos dados da organização. Elas incluem a implementação de software antivírus e de proteção contra malware, desenvolvimento de planos de resposta no caso de haver violação, avaliações regulares de vulnerabilidade, políticas de controle de acesso e limitação de privilégios de usuário com base na sensibilidade de dados e treinamento da equipe desde sua contratação sobre boas práticas de uso que evitem riscos desnecessários.
5.4. Adaptando-se às mudanças no mercado e novas tecnologias
É primordial que os líderes de TI estejam sempre atentos e preparados para as mudanças cada vez mais rápidas no mercado e para as novas tecnologias. Entretanto, não se pode negligenciar a avaliação da segurança de qualquer nova solução que seja adotada pela equipe, além de sua conformidade com todas as normas, leis e regulamentos vigentes. Pensar no futuro também é essencial: traçar estratégias para responder às constantes transformações do cenário tecnológico é o que pode definir o sucesso ou derrocada de uma empreitada, ou até mesmo assegurar que a organização irá apenas se beneficiar das vantagens obtidas a partir dos desenvolvimentos mais recentes.
5.5. Lidando com candidatos usando ChatGPT nas entrevistas
É inegável que o ChatGPT trouxe consigo uma revolução para as mais diversas áreas. Todo o seu potencial traz também riscos e dúvidas sobre como encarar as alterações que sua existência acarretou. Dentre elas, a eventualidade de candidatos tentarem se aproveitar de suas capacidades para tentar burlar as etapas de um processo seletivo. Conforme diz Bruno Cabuto, será necessário adaptar-se à nova situação e descobrir maneiras de superar esse novo desafio.
“A gente vai ter que se reinventar também. Porque talvez a pessoa está em uma outra aba com o ChatGPT rolando. Beleza, a gente vai ter que se adaptar. Ou via web, ou via vídeo.” – Bruno Cabuto
6. Conclusão
6.1 Melhorando a maturidade e adaptação dos colaboradores ao trabalho remoto
Garantir que os colaboradores tenham maturidade para lidar com o trabalho à distância é algo que os líderes de TI devem se assegurar. Entender as diferenças entre o ambiente de um escritório e da casa dos funcionários é um primeiro passo importante, e como diz Bruno Cabuto, melhorando estes locais, de modo que ofereçam o mínimo de estrutura necessária para a realização de suas obrigações.
“Isso foi melhorando a maturidade, através da gente conversando com as pessoas, entendendo, melhorando o local de trabalho, até em casa (…)Precisa de uma estrutura, o mínimo de uma estrutura para que você tenha concentração e entregue o seu objetivo” – Bruno Cabuto
6.2. Implementação bem-sucedida e futuro do onboarding digital
Qualquer empresa que tenha intenção de permanecer competitiva na atual era digital precisa se adaptar, e as boas práticas de onboarding digital são uma parte essencial desse percurso. A utilização das estratégias e soluções discutidas ao longo desta postagem garantem que os líderes de TI poderão oferecer aos seus colaboradores os recursos, treinamento e suporte necessários para uma transição bem-sucedida para o trabalho à distância. A utilização destes métodos não apenas reduzem os valores gastos com escritórios físicos, como também, ajudam a tornar o ambiente de trabalho digital mais produtivo e envolvente.
Vale ressaltar que é responsabilidade dos líderes de TI assegurar que o processo de onboarding digital seja seguro e eficiente, e que garanta o desenvolvimento satisfatório das habilidades dos funcionários, sempre se mantendo atualizados com as últimas tecnologias e tendências. Seguindo esses passos as organizações poderão promover um onboarding digital seguro e efetivo, que as auxiliará a permanecer competitivas na era digital.
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